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让你的时间比别人多一倍

作者:郭晴点击次数:132   发布日期:2017-04-06

核心提示:时间管理不是说把所有时间都填满,而是高效率、慢生活。

 

 

一个简单的PPT居然做了几个小时没搞定;忙活一天,下班了才发觉好像一天都在瞎忙;总是有一堆做不完的工作在等你,时时刻刻都处在焦虑中……很多人或许都多多少少有这样的感触,周围好似有一个无形的黑洞,将你我的时间慢慢偷走。久而久之,你便觉得生活无聊,工作提不起劲儿,人生没未来。有人觉得这可能是拖延症,其实,比拖延症更本质的问题是,你不懂时间管理。

时间管理是什么?不是说把所有时间都填满,而是高效率、慢生活——更高效地利用时间完成工作的同时,让自己对生活充满信心。管理时间就是管理人生目标,目标找对了,就像大海中的邮轮找到了灯塔。

时间管理的理论从来不缺,关于时间管理的著作也可谓汗牛充栋,比如我们比较熟悉的时间“四象限”法,把工作按照重要和紧急两个不同的程度划分为四个等级,既紧急又重要(即将到期的任务、财务危机等),重要但不紧急(建立人际关系、制订防范措施等),紧急但不重要(电话、不速之客等),既不紧急也不重要(微信闲谈、写博文等)。但仅知道理论而实施的便捷性太差,往往很难坚持。好在移动智能时代,太多的工具将时间管理理论工具化、趣味化,甚至数据化,可谓是不给懒癌们找借口留一条活路。

管理时间落实到实践中,就是管理任务。对于管理工作任务、列任务清单,工具甚多,但大多精髓都可以归类到“GTD”,即Getting Things Done,核心理念是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。

如果你刚入门,只想找一款任务列表工具,那么奇妙清单、Any.Do之类的APP比较适合你。我曾经尝试过用奇妙清单来管理自己的工作,每天早上都会列出今天要完成的工作和达成的目标,按照工作的难易和紧迫度一点点消灭任务,然后将其在清单中划掉,一天下来,在“已完成”栏中,看着被划掉的大大小小的任务,还颇有成就感。按照同样的方法,还可以列周任务、月任务以及具体的项目,设置任务的时间和截止日期;并随时将自己想到的灵感和任务加入其中,以防忘记;还可以给任务加星标,来提高处理的优先级。看似简单的一款工具,却能在不经意间提高你的工作效率,坚持时间越长,你就越信心满满。

当然,列了一堆任务,并不代表你一定能提高效率。下一步的关键是,如何快速高效执行单项任务。目前大家用得比较多的是番茄工作法,这是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种更微观的时间管理方法。

所谓番茄工作法,就是选择一个待完成任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟,继续下一个番茄时间。

番茄工作法也非常简单,意在让你有意识地集中精力和专注力,减少中断,强化决断力,在规定的时间内保质保量完成任务。

当然,打扰是不可避免的。在一个番茄时间内,如果被打扰,需要用“四象限”法快速确定打扰你的事件,如果紧急又重要,你可以停止这个番茄时间,如果无关紧要,要快速回归到当前任务中。另外,如果一个任务耗时较长,需要你加强任务的划分能力,尽量将任务分解。现在,手机上有很多此类工具,比如番茄盒子、番茄任务、疯狂番茄等等。不过,要集中注意力,最重要的一点是,关掉即时通信工具。五年前,我一边要考证,一边要照顾孩子,就是用奇妙清单和番茄工作法,理顺了自己的工作和生活。

时间管理的高级进阶是,不仅要知道时间用在哪儿,还要知道时间浪费在哪儿,以及如何消除时间浪费。苏联昆虫学家柳比歇夫身体力行56年对自己的时间进行定量管理,从而创造了柳比歇夫时间管理法,分析时间、总结时间记录,看看哪些时间是被浪费的,哪些时间和计划有出入,消除时间浪费和重新安排时间,以此让时间管理更高效。如今,你不必再像柳比歇夫那样手动记录、分析时间,aTimeLogger、OmniFocus这些APP用各种图形和数据,让你一目了然地知晓自己时间的去处,降低不必要的浪费。如果你是个时间管理的新手,建议你还是从入门级开始,毕竟,仅学习如何使用这些高级工具,都要花费不少时间。

每个拖延症患者,都希望能借助时间管理工具,让生活更有效率。而效率这事,遇到无聊、枯燥、没心情这些克星时,往往一败涂地。所以,一些GTD软件在不断完善功能的同时,也将枯燥的工具套上游戏的外壳,你在现实中的任务决定了你在游戏里的等级,所以,在工作中加把劲,一举打败游戏里的大BOSS吧。

不过,说到底,一个经典的时间管理理论也好,一款功能齐备的时间管理工具也罢,时间管理这种主观能动性的行为成败如何,还是取决于一个人的恒心,恒心在,工具只是起个锦上添花的作用罢了。(支点杂志2017年4月刊)